Szolgáltatásaink

A dokumentumaikat megbízóink is digitalizálhatják saját irodájukban, és néhány egyszerű beállítással a szkennelt dokumentum egyenesen a saját dokumentumkezelő rendszerükbe kerülhet.

Lehetőség van a dokumentumok önálló szkennelésére, vagy akár dokumentum csomag együttes szkennelésére (pl számla mellékletekkel együtt egy dokumentumba kerül).

Ha nagyon sok dokumentumot szeretne digitalizálni, vagy nincs kapacitása a feldolgozásra, esetleg hiteles elektronikus dokumentumokat szeretne megőrizni (részletek itt), akkor bízza a digitalizálom csapatára a szkennelést. A megbízás lehet egyszeri nagy mennyiségű dokumentum feldolgozása, vagy folyamatos. Megbízás esetén dokumentumai szkennelve a vállalt határidőre kerülnek be a myDms dokumentumkezelő felületére.

Hiteles elektronikus dokumentum készítés

A szolgáltató által végzett digitalizálás során optimális felbontásban és minőségben történik a dokumentum szkennelése, teljes OCR alkalmazásával. A szkennelést automatikus képjavító szoftver támogatja, a képalkotás után azonnal megtörténik a hitelesítés.  A dokumentumok hitelesítése elektronikus aláírással és időbélyeg alkalmazásával történik, mely eljárás megfelel a hiteles másolat kiszítéséról szóló kormányrendeletnek, tehát az eredeti papíralapú dokumentum megsemmisíthetővé válik.

Nagy hangsúlyt fektettünk a biztonságra: A digitalizálás szeparáltan történik, adott időpontban, csak egy ügyfél dokumentumai kerülnek feldolgozásra, így a keveredés kizárható. A folyamat olyan módon történik, hogy biztosítható legyen a dokumentumok teljeskörű feldolgozásának a biztosítása, valamint az adatbiztonság is. A feldolgozási munkaterület teljes területe kamerákkal felszerelt, a kamerák felvétele pedig 30 napig megőrzésre kerül, így nyomon követhető a teljes folyamat.

A dokumentum tárolására javasoljuk a myDms rendszer használatát, ahol biztosítható a további biztonságos tárolás és keresés, (lásd itt…)

Fő funkciók:

• biztonságos, de könnyen elérhető dokumentum tárolás,
• dokumentum adatainak tárolása összekapcsolva az adott dokumentummal,
• a kapcsolt adatok alapján vagy akár szabadszavas keresés a feltöltött dokumentumokban,
• dokumentumokkal kapcsolatos workflow támogatása

Testreszabás: Minden partner esetén a saját igények alapján kerül kialakításra a könyvtárstruktúra és hozzájuk kapcsolt adatok köre valamint a szükséges workflow folyamatok.

Egyszerű használat: A myDms az internetről megnyitható felületen, bejelentkezés után, bármilyen eszközről kényelmesen elérhető. A használata bármilyen felhasználó számára könnyen elsajátítható, melyet kézikönyv is segíti. A myDms segítségével megkönnyíthető a home office-ban dolgozó kollégák munkája is, hiszen akár saját eszközükről, nyomon követhető módon elérhetik a céges dokumentumokat.

Workflow támogatás: A myDms lényeges funkciója, hogy a dokumentumok mellé workflow is beállítható, ami szintén testre szabható a vállalati belső folyamatok alapján. 

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Amennyiben például az Ön cégénél egy beérkezett számlát jóvá kell hagyni egy adott területnek, és csak ezek után fizethető ki a számla. A myDms-ben beállíthatja ezt a folyamatot és az adott dokumentum mellett a státusz is látható, mely lépésnél tart folyamat, akár értesítés is beállítható, ha valamely szükséges folyamat elmaradt a meghatározott határidőig.

Integrálható: A myDms alkalmas arra, hogy az ügyviteli rendszer része legyen, egyszerűen kapcsolható saját ügyviteli vagy kereskedelmi rendszeréhez.

Kereshetőség: A feltöltött dokumentumok mellé kereshető adatbázist alakíthat ki, így biztosítja a rendszer a strukturált tárolást és keresést. A MyDms rendszerrel megoszthatja a céges dokumentumokat nemcsak munkatársaival, hanem partnereivel is, így a jövőben elkerülhető a felesleges és nem biztonságos e-mailen történő dokumentum küldés.

Biztonságos: Meghatározhatja cégen belül a jogosultsági köröket és a logolásnak köszönhetően a rendszer nyomon követhető. Beállítható minden belépéskor a rendszerüzenet küldés, így látható azonnal, ha valaki a dokumentumokhoz hozzáfért.

Dokumentumonként 3 adatot tárolhat a myDms rendszerben, ezeket az adatokat felrögzítheti egyszerűen a rendszerbe, vagy megbízást is adhat rá. Megbízást akkor is adhat adatrögzítésre, ha a szkennelést a Megbízó végezte el.

A dokumentumokhoz kapcsolat adatokkal válik átláthatóvá és kereshetővé a digitális adatbázis, így ez egy nagyon fontos funkció a digitalizálás mellett. Az adatok kinyerésének több módja is lehet, történhet egyszerű adatrögzítéssel vagy automatizáltan. Az így kapott adatbázis összekapcsolható a képfájlokkal, így biztosítja a struktúrált keresést a dokumentumok között.

A szkennelt dokumentumokból a Megbízó meghatározhat tárolni kívánt adatköröket, mely adatkörök eltérhetnek a különböző típusú dokumentumok esetében. A kinyert és a rögzített adatok xml fájlokban kerülnek tárolásra és összekapcsolásra a képfájlokkal. Mivel a myDms rendszer könnyen elérhető bárhonnan, az adatrögzítés távoli munkahelyről, akár home office-ból is elvégezhető.

A hiteles másolatnál, illetve a nem megőrzendő dokumentumok esetén az eredeti dokumentum megsemmisíthető. A szolgáltatás jegyzőkönyvvel igazolt, biztonságos iratmegsemmisítést tartalmaz, ahol az előírások szerint a dokumentum DIN3 méretre történő darálása után felismerhetetlenné válik a dokumentum tartalma.

Cégkultúránk része a természetvédelem, ezért a dokumentumok darálását követően gondoskodunk az újrahasznosításról. A dokumentumok a műanyag és fém részektől megtisztítva kerülnek darálásra, azt követően az pedig préselésre kerülnek, így alkalmassá válnak az újrahasznosításra, ezzel minden megbízónk hozzájárul a környezetvédelemhez.